La Agencia de Recaudación y Control Aduanero (ARCA) modificó el régimen de conservación, digitalización y eliminación de la documentación correspondiente a destinaciones y operaciones aduaneras. La Resolución General 5900/2026, publicada el 24 de septiembre de 2026, redefine las obligaciones de quienes actúan como depositarios fieles y elimina varios trámites que regían al finalizar el período de guarda.
El cambio principal aparece al cierre del ciclo documental: una vez prescripta la acción del Fisco vinculada con la operación, el depositario podrá disponer de los legajos y destruirlos por el método que elija, bajo su responsabilidad. Ya no deberá pedir autorización, efectuar una notificación previa ni contar con veedores de ARCA. La excepción es relevante: si la documentación está vinculada con un procedimiento administrativo o judicial en curso, deberá conservarse hasta que ese trámite termine.
La posibilidad de destruir los legajos sin autorización opera recién cuando prescribe la acción fiscal y no alcanza a documentación vinculada con actuaciones administrativas o judiciales pendientes.
Quién debe conservar la documentación y por cuánto tiempo
El declarante continúa siendo responsable de la documentación en su carácter de depositario fiel. Puede conservarla y digitalizarla directamente mediante el sistema de autoarchivo o contratar a un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) habilitado por ARCA. La intervención de un prestador aparece como una opción y no desplaza la responsabilidad asignada al declarante.
La nueva redacción del artículo 5° de la Resolución General 2721 no fija un número uniforme de años. Vincula el deber de guarda con el momento en que opere la prescripción de la acción del Fisco correspondiente a cada destinación u operación aduanera. Por eso, antes de eliminar un legajo no alcanza con aplicar una antigüedad general: habrá que identificar la operación, determinar el plazo de prescripción aplicable y comprobar si existen causas que puedan afectar su cómputo.
La resolución tampoco libera anticipadamente de la conservación. Hasta que se cumpla ese hito, el depositario fiel debe mantener la documentación disponible en la modalidad adoptada. Finalizado el plazo, la elección del método de destrucción queda bajo su exclusiva responsabilidad, lo que traslada al propio sujeto la necesidad de documentar por qué consideró cumplidas las condiciones.
Qué trámites elimina la nueva resolución
Hasta ahora, el régimen combinaba distintas resoluciones sobre archivo, digitalización, desafectación y destino final de la documentación. Según los considerandos de la Resolución General 5900/2026, ese esquema imponía exigencias formales, avisos previos y mecanismos de fiscalización que generaban cargas operativas y económicas. Esa valoración pertenece al organismo y constituye el fundamento declarado de la reforma.
La nueva norma abroga las Resoluciones Generales 2864, 4476, 4654 y 5043. También deroga disposiciones puntuales de las Resoluciones Generales 2721, 2987, 3069 y 3627, y reemplaza anexos de las Resoluciones Generales 2721 y 3069. En términos prácticos, se abandona el procedimiento específico de desafectación y destrucción que requería cumplir formalidades ante ARCA una vez vencidos los plazos de conservación.
La simplificación no equivale a una autorización indiscriminada para eliminar archivos. La obligación subsiste mientras la acción fiscal no haya prescripto y se prolonga cuando el legajo integra una actuación administrativa o judicial abierta. Tampoco cambia la regla especial para las destinaciones y operaciones anteriores al 3 de agosto de 2009 cuya documentación está archivada por el organismo: para ellas continúa aplicándose la Disposición 455/1998 de la entonces AFIP y sus modificatorias.
Vigencia e implementación
La Resolución General 5900/2026 entró en vigencia el 24 de septiembre de 2026, fecha de su publicación en el Boletín Oficial. Sin embargo, su aplicación operativa queda sujeta al cronograma que ARCA publique en el micrositio «Depositario Fiel». La misma página deberá contener las pautas procedimentales complementarias.
Esa distinción importa para la práctica. La vigencia jurídica ya comenzó, pero la norma remite aspectos de implementación a información posterior del organismo. Hasta conocer el cronograma y las pautas complementarias, declarantes, despachantes, prestadores y áreas de cumplimiento deberán revisar los legajos con cautela y evitar decisiones automáticas de eliminación.
Qué deberían revisar los depositarios fieles
El nuevo esquema reduce intervenciones administrativas, pero exige controles internos sólidos. Antes de destruir documentación conviene verificar la destinación u operación a la que corresponde, la prescripción de la acción fiscal y la inexistencia de actuaciones en curso. También será necesario preservar evidencia interna de esas comprobaciones y aplicar medidas adecuadas para eliminar soportes físicos y digitales sin comprometer información sensible.
Quienes utilizan un PSAD deberían revisar sus contratos y procedimientos para reflejar las nuevas reglas, en especial la autorización para disponer de los legajos, la trazabilidad de la destrucción y el tratamiento de excepciones. El hecho de tercerizar la guarda no convierte al prestador en sustituto de la responsabilidad del declarante prevista por el régimen.
El efecto concreto de la reforma es, entonces, doble: elimina autorizaciones y controles previos al final de la guarda, pero concentra en el depositario la decisión y el riesgo de acreditar que el plazo terminó y que no existe un procedimiento pendiente. La simplificación podrá reducir costos de archivo, aunque su aplicación segura dependerá del cronograma de ARCA y de controles capaces de evitar la destrucción prematura de documentación relevante.
